Что такое корпоративная карта?
Корпоративная карта — платежный инструмент, привязанный к расчетному счету ИП или компании. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы.
Как оформить корпоративную карту?
Выпускает корпоративную карту банк, где у клиента есть расчетный счет или где клиент планирует его открыть под карту. Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».
Чтобы получить карту, будущий держатель пишет заявление и прилагает к нему определенный перечень документов, который банк устанавливает самостоятельно.
К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки. Чтобы сотрудники не тратили лишнего, на корпоративных картах устанавливают лимит на снятие и расходование средств. Определяет его размер либо банк, либо владелец расчетного счета.
Корпоративные карты бывают:
- дебетовые — в этом случае используются собственные денежные средства организации или ИП;
- кредитные — деньги на счете принадлежат банку;
- именные — оформляются на конкретного сотрудника;
- не именные — могут использовать любые лица, предъявляющие карту к оплате;
- валютные — если нужно оплачивать расходы в валюте, например в зарубежной командировке.
На что можно тратить деньги с корпоративной карты
Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.
Правила для ИП
Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:
- У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
- ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.
Правила для юрлиц
Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др. Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.
Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.
Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предпринимателей, которые не разбираются в бухгалтерии. Начинающим ИП — год в подарок!
Попробовать бесплатно
Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:
- покупка товаров в личных целях;
- выплата заработной платы;
- выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).
Корпоративные карты: плюсы и минусы использования
Сначала о плюсах:
- Проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и смс-отчетам.
- Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы.
- Не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
- Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 000 руб. — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
- Возможно оплачивать покупки через интернет.
- Можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы.
- Можно получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно.
- Не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты.
- Можно быстро заблокировать карту и сохранить деньги, если она утеряна или украдена.
- В зависимости от типа карты клиент получит от банка скидки на обслуживание счета и бонусы за пользование картой. Самые популярные «подарки» — это кешбэк, овердрафт, процент на остаток на счете.
Минусов не так много, но они есть:
- Расходы за границей придется подтвердить дополнительными документами, например инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов.
- Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). В документе 10 признаков, которые заставят банк насторожиться.
- При проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.
Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.
Опрос
Пройдите небольшой опрос и помогите сделать действительно нужную карту для бизнеса.
Использует ли ваша компания корпоративную карту банка?
Да Нет
Елена Галичевская, редактор-эксперт
Не пропустите новые
публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Источник
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 сентября 2013 г.
Содержание журнала № 19 за 2013 г.
Л.А. Елина, экономист-бухгалтер
Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником
Корпоративная банковская карта — хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работникап. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П). О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.
ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды
Для корпоративной карты открывается отдельный банковский счетп. 2 ст. 11 НК РФ. Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.
Сделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня открытия такого счетап. 2 ст. 23, п. 6 ст. 6.1 НК РФ; п. 1 ч. 3 ст. 28, ч. 6 ст. 4 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); Постановление Президиума ВАС от 21.09.2010 № 2942/10. Для этого следует направить:
- в налоговую — сообщение по форме № С-09-1утв. Приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@. Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта — не одно и то же.
Сообщает
- в ФСС — сообщение по рекомендованной им формеПисьмо ФСС от 28.12.2009 № 02-10/05-13656;
- в ПФР — сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.
Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт — основная и дополнительныеп. 2.1 Положения № 266-П. Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.
ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается
Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).
О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).
ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат
В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же — как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличностист. 15.1 КоАП РФ.
Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организацийПостановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012.
Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.
ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться
Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкоматп. 2.5 Положения № 266-П. Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, — это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.
Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней — порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.
Отчет работник может составлять или по унифицированной форме № АО-1, или по форме, самостоятельно разработанной вашей организацией. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».
Есть мнение, что, когда работник приобрел что-либо для компании, оплатив это картой в безналичном порядке, составлять полноценный авансовый отчет необязательно. Несомненно, работник все равно должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы и сроки для этого также должны быть регламентированы руководством вашей организации (к примеру, в том же приказе). Только вот приложить такие документы (чеки ККТ, накладные, товарные чеки) работник может к служебной записке.
Но надо сказать, что большинству бухгалтеров привычнее, когда все отчеты составляются по форме № АО-1. К тому же название «авансовый отчет» поможет избежать споров с инспекторами при проверке правильности расчета налога на прибыль. Ведь «датой осуществления» представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета о потраченных работником деньгахподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников. Проще всего тем организациям, у которых подключен интернет-банк.
ПРАВИЛО 5. Если работник не отчитался за «карточные» деньги, их можно удержать из его зарплаты
Если работник в установленный в вашей организации срок не представил документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то по распоряжению руководства бухгалтерия может удержать их из зарплаты работника. То же самое можно сделать, если сотрудник истратил деньги не по назначению, к примеру на какие-то свои личные целистатьи 238, 241 ТК РФ.
Однако учтите, что одного приказа руководства для такого удержания не достаточно. Нужно доказать размер ущерба и вину работника. Сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя, еслистатьи 238, 241, 246, 247, 248 ТК РФ:
- такое распоряжение сделано не позднее 1 месяца со дня установления организацией размера причиненного работником ущерба;
- сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника.
Если хотя бы одно из этих условий у вас не соблюдается, удержание из зарплаты работника незаконно.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена).
В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ. То есть нужно:
- доказать, что причиненный организации ущерб явился следствием виновных действий работника;
- определить сумму этого ущерба;
- соблюсти порядок взыскания такого ущерба, предусмотренный Трудовым кодексом. В частности, это означает, что по распоряжению работодателя с него можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячного заработка”.
Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника — держателя карты. Ведь в данном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%ст. 138 ТК РФ. Причем предельный размер удержаний нужно считать от суммы, которая осталась после удержания НДФЛПисьмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852.
Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка.
Если же работник против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, эти деньги для вашей организации еще не потеряны. Можно обратиться в суд.
ПРАВИЛО 6. Безналичные траты работника и снятие им наличных проводим через счет 71
Проводки, которыми должны отражаться операции с использованием корпоративной банковской карты, зависят от типа этой карты. Она бывает:
- <или>дебетовая — когда списания с карты по общему правилу возможны только в пределах имеющихся на ней денежных средств;
- <или>кредитная — когда можно расходовать и деньги организации, имеющиеся на карте, и деньги банка, предоставляемые в рамках утвержденного кредитного лимита.
Но и в том и в другом случае списание денег с карты, которое происходит по инициативе работника (ее держателя), привычнее проводить через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласны с этим и аудиторы.
ОБМЕН ОПЫТОМ
ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»
“Расходование средств работником с корпоративной банковской карты нормативными документами (включая План счетов) специально не оговаривается, но по экономическому смыслу — это подотчетные средства. Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.
Пока работник не представит авансовый отчет, за ним будет числиться дебетовый остаток на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты — путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной банковской карты. Ведь его смысловая нагрузка несколько иная — на нем, как правило, отражаются разовые операции, отличные от регулярного расходования средств в рамках должностных обязанностей работников (займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.)”.
Приведем проводки по операциям по дебетовой карте (будем рассматривать на примере рублевых карт).
* Некоторые организации делают так. Когда работники приносят в бухгалтерию отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, делается проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 57 «Переводы в пути». Когда из банка приходят ежемесячные отчеты по картам, оформляется проводка по дебету счета 57 и кредиту счета 55.
Отражать в учете суммы, за которые работник не отчитался, надо так.
ОБМЕН ОПЫТОМ
ЛУКАШИНА Елена Владимировна
Начальник отдела методологии и внутреннего аудита ООО «ПРОДО Менеджмент»
lockquote>
“Средства, списанные с банковского счета организации в результате совершения операции с использованием корпоративной банковской карты, считаются выданными под отчет работнику. Если он не представит в срок, установленный руководством организации, авансовый отчет с подтверждающими документами, то надо сделать проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71.
Когда организация установит вину и сумму ущерба, причиненного работником, надо сделать проводку по дебету счета 73 и кредиту счета 94.
После того как деньги будут удержаны из зарплаты работника или внесены им наличными в кассу, это надо отразить по кредиту счета 73 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 50 «Касса»”.
Операции по кредитной карте за счет собственных средств отражаются так же, как и операции по дебетовой карте. А операции по использованию кредитного лимита и возврат денег банку будут отражаться следующим образом.
Деньги банка увеличивают платежный лимит карты. Однако кредит считается полученным только после того, как компания воспользуется им. То есть после того, как с карты будут списаны (наличными или в безналичном порядке) деньги за счет кредитного лимита. Поэтому нет необходимости отражать в учете получение кредита (делать проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам») сразу после установления банком кредитного лимита.
ПРАВИЛО 7. Если корпоративная карта — кредитная, с льготным беспроцентным периодом, то экономию на процентах считать не нужно
Как правило, за несколько дней пользования кредитными деньгами, потраченными с такой карты, банк не берет никаких процентов. Конкретные условия закрепляются в договоре с банком. В Налоговом кодексе нет каких-либо правил оценки материальной выгоды по беспроцентным займам. Поэтому, даже если такая выгода у организации и есть, с нее не надо платить налог на прибыль. Такой позиции придерживается Высший арбитражный судПостановление Президиума ВАС от 03.08.2004 № 3009/04. Согласен с ней и МинфинПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38.
***
Часто бухгалтеры спрашивают, можно ли через корпоративную банковскую карту обналичивать деньги для выдачи зарплаты работникам. В принципе, никаких ограничений для этого сейчас нет. Главное — все правильно оформить:
- пусть работник снимет деньги с карты, напишет авансовый отчет и вернет в кассу неизрасходованную сумму;
- кассир должен выписать приходный ордер 0310001п. 3.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П;
- в бухучете на возвращенные в кассу деньги надо сделать проводку по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
А дальше из этих денег можно выдавать зарплату. Главное, чтобы это делал не подотчетный работник (держатель банковской карты), а кассир.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
я подписчик электронного журнала
я не подписчик, но хочу им стать
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:
2019 г.
2018 г.
2017 г.
Источник