В последнее время расчеты по корпоративным картам стали обычным делом для большинства предприятий. Эти платежные инструменты удобны в обращении.
Бухучет по корпоративным картам довольно прост. У опытных бухгалтеров, как правило, не возникает никаких проблем при отражении операций. Сложности могут появиться при составлении отчета по корпоративной карте работником, которому она была выдана. Далее рассмотрим особенности отражения операций.
Общие сведения
Корпоративными картами называют банковские карты, денежные средства на которых принадлежат организации. С их помощью осуществляется оплата расходов, осуществляемых работниками в рамках их профессиональной деятельности.
Может осуществляться оплата корпоративной картой командировочных, хозяйственных, представительских затрат. Этот платежный инструмент не используется в личных целях сотрудника, зачисления на нее заработка, а также социальных выплат.
Виды
Существуют кредитные и расчетные (дебетовые) карты. С помощью последних оплата производится за счет средств, находящихся на р/с предприятия, или овердрафта.
По кредитным картам, соответственно, расчеты осуществляются за счет заемных средств, предоставленных банковской структурой.
Особенности операции
Пополнение производится безналичным расчетом. Для этого в банковскую организацию направляется платежное поручение.
Расходуются средства только с использованием карты. Это может быть как обычные безналичные операции, так и выдача наличных.
На корпоративные карты не распространяются лимиты расчетов, установленных ЦБ для расчетов наличными. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.
Преимущества платежных инструментов
Можно отметить следующие достоинства использования корпоративных карт:
- Контроль расходования средств работником. Во-первых, все операции будут отражены на счету предприятия. Во-вторых, формируется отчет по корпоративной карте, в котором отражаются все расходы, произведенные за конкретный период.
- Возможность использовать средства в любое время. Доступ к деньгам на счете круглосуточный.
- Оперативная блокировка карты в случае возникновения проблем.
- Возможность использовать средства в заграничных командировках. Нет необходимости приобретать инвалюту при выезде за пределы РФ. При этом из России можно оперативно пополнить счет работника, находящегося за границей.
- Существенная экономия времени при бронировании и оплате билетов, номеров в гостиницах.
Извещение ИФНС и фондов
Сведения об открытом счете должны быть направлены в ПФР, ВСС и налоговую службу. В настоящее время уведомление направляет сама банковская организация, обслуживающая р/с.
Извещение осуществляется в течение 7 дней (рабочих).
Важные нюансы
Корпоративные карты для юридических лиц выпускаются для конкретных работников предприятия, т. е. являются именными.
Отражение операций в бухучете по корпоративным картам осуществляется, как правило, на отдельном счете.
Счет в банке может открываться как в рублях, так и в инвалюте. При этом в первом случае открывать дополнительно валютный счет нет необходимости. Согласно Положению ЦБ № 266-П, оплата по корпоративной карте может осуществляться и в валюте, отличающейся от валюты счета. При получении, к примеру, долларов, система банка сконвертирует нужную сумму (переведет автоматически рубли в доллары).
Цели расходования
Нормативными актами установлен перечень операций, которые могут осуществляться в инвалюте с использованием корпоративной карты:
- Получение наличной инвалюты за границей РФ для оплаты представительских, командировочных затрат.
- Оплаты расходов (представительских/командировочных) в торговых/обслуживающих организациях в инвалюте за пределами России.
Другие операции считаются незаконными. Контроль соблюдения перечня осуществляется банковской структурой.
Локальный документ организации
На предприятии должен быть разработан акт, определяющий основные правила использования корпоративных карт. В этом документе необходимо установить:
- Перечень операций и затрат, которые допускается совершать сотрудником.
- Лимиты по расчетам.
- Порядок предоставления отчета по корпоративной карте.
- Сведения о недопустимости разглашения ПИН-кода сторонним лицам.
- Срок, в который служащий обязан предоставить авансовый отчет по корпоративной карте. В этом же пункте целесообразно перечислить документы, которыми будут подтверждаться сведения.
Кроме того:
- Приказом руководителя определяется круг сотрудников, имеющих право получить корпоративные карты.
- Заключаются договора о материальной ответственности с соответствующими работниками.
- Сотрудники-держатели карт должны быть ознакомлены с порядком использования карт под подпись.
Возврат и выдача платежных инструментов ведется в специальной учетной книге.
Особенности отражения
Бухгалтерский учет по расчетному счету ведется на предприятии на сч. 55. К нему открывается субсчет 55.4.
Если на счете предусмотрен неснижаемый остаток, целесообразно создать субсчета второго порядка: «Неснижаемый остаток» и «Платежный лимит».
Если организация открыла несколько счетов (по каждой карте), то субсчет 55.4 создается по каждому из них. Если к одному р/с оформлено несколько карт разных работников, которые осуществляют платежи в рамках общего лимита, необходимость вести аналитический учет в разрезе держателей определяется предприятием самостоятельно.
В тех случаях, когда к единственному расчетному счету привязана корпоративная карта, целесообразно создать субсчет к сч. 51 или 52.
Учет операций
Правила отражения операций для удобства представлены в таблице:
Для отражения пополнения корпоративной карты в «1С» используется документ «Списание с р/с». Он находится в разделе «Банк и касса».
Учет расчетов
Существует два варианта отражения операций: упрощенный и академический. Их особенности показаны в таблицах.
Если дата отчета по корпоративной карте совпадает с днем отражения операции в выписке банка, проводки осуществляются по первому варианту.
Дополнительно для обоих вариантов следует учесть суммы ущерба:
Отчет по корпоративной карте: пример
Сотрудник, получивший средства под отчет, должен предоставить документ, в котором расписаны все произведенные затраты. К нему прилагаются подтверждающие бумаги. Соответствующие предписания установлены в Порядке, утвержденном указанием ЦБ.
Приказом Госкомстата от 2001 г. утверждена типовая форма отчета АО-1.
В бланке, однако, отсутствуют строки, в которых можно отразить операции по корпоративным картам. Исправить ситуацию можно, двумя способами:
- Дополнить типовую форму. Как установлено в Порядке, организация вправе вносить в унифицированную форму дополнительные строки.
- Разработать бланк самостоятельно. Унифицированные формы с 01.01.2013 г. не считаются обязательными для предприятий. Соответствующее положение вытекает из ФЗ №402.
Рассмотрим пример. Сотруднику была выдана корпоративная карта Сбербанка, на которой доступно 50 тыс. руб. Ему было поручено купить многофункциональное устройство, стоимость которого 110 тыс. руб. В соответствии с платежным поручением, на карту было перечислено 65 тыс. руб. После приобретения устройства в остатке оказалось 5 000 руб.
Бухгалтер предприятия дополняет типовую форму отчета несколькими строками. В первую очередь, предусматриваются графы для отражения сумм средств на дату начала пользования картой:
- «Остаток по карте». Эта строка заполняется, если работник платежный инструмент не сдавал.
- «Выдача карты №…». В этой строке указываются сведения, если платежный инструмент выдан перед исполнением задания.
Остаток по карте признается по условиям примера равным 0, так как сотруднику карту выдали перед выполнением поручения. В строке «Выдана карта» указывается ее номер и доступная сумма.
Для отражения пополнения средств в отчет добавлена графа «Платежное поручение». Здесь указывается дата, номер документа.
В строке «Итого» должна содержаться сумма остатка по выданной карте и размер дополнительного перечисления. По условиям примера, общий итог 115 тыс. руб.
На обратной стороне отчета должны быть перечислены документы, которыми сотрудник подтверждает произведенные траты. Работник должен указать дату расходов и сумму.
Снятие наличности
При разработке формы отчета необходимо предусмотреть ситуацию, когда у работника не будет возможности расплатиться за услуги или товары безналичным расчетом. Соответственно, сотруднику придется обналичить требуемую сумму.
Для отражения таких операций добавляются следующие строки:
- «Снято с карты».
- «Израсходовано наличности».
- «Внесено на карту через терминал».
- «Остаток наличности».
Все операции со средствами отражаются на лицевой части отчета.
Расписка о получении документа
Подотчетный работник должен предоставить отчет бухгалтеру или руководителю предприятия. После этого документ проверяется, затем утверждается директором организации.
Товары, услуги, приобретенные сотрудником, приходуются. Работник получает расписку о принятии отчета – нижнюю часть бланка. Если в форме, разработанной предприятием, она не предусмотрена, расписка составляется в произвольном виде.
Утверждение бланка
По общим правилам, утвердить форму, разработанную предприятием самостоятельно, должен руководитель. Такое предписание устанавливается в ФЗ № 402. Это же требование действует и в случае, если организация использует унифицированную форму.
Обычно образцы бланков первичных документов приводятся в приложениях к приказу об утверждении учетной политики.
Открытие счета
Для создания счета с корпоративными картами от предприятия потребуются в первую очередь документы, необходимые для открытия обычного р/с. Кроме этого, необходимо написать заявление, форма которого предоставляется банком. Оно пишется на каждого сотрудника-держателя карты. Также прилагаются документы, по которым соответствующие работники идентифицируются. Речь, в частности, о паспорте, а также документах, подтверждающих трудовые правоотношения с предприятием (копия договора). Банк может затребовать и иные бумаги при необходимости.
Источник
Это пластиковая карточка, которая привязана к расчетному счету в банке открытому ИП. Есть карты, которые напрямую привязаны к расчетному счету и баланс на одной равен балансу на другой. Чтобы ей рассчитаться никаких дополнительных действий не нужно, просто она должна быть с собой, чтобы в любом месте вы могли ею расплатиться.
Есть другой вид, у такой карты отдельный счет: чтобы рассчитаться по ней за покупку в магазине, вам нужно заранее перевести деньги с расчетного счета ИП на счет карты.
В разных банках разные тарифы на обслуживание таких карт, не забывайте об этом, когда открываете счёт. Обязательно уточняйте про комиссии, которые будут идти в банк за переводы по корпоративной карте и снятие наличных. Опять же, не все карты поддерживают снятие. Это лучше уточнить сразу, а в некоторых банках комиссия за снятие наличных огромная или есть лимит на такие операции.
Корпоративная карта может быть именной для каждого сотрудника отдельно, а может быть моментальной и не содержать личной информации. Ими можно пользоваться любому, у кого она в руках, главное, чтобы это был сотрудник организации, а не просто родственник ИП.
Что делать с корпоративной картой и зачем она нужна?
Корпоративная карта — это тот же счет в банке, с неё можно оплачивать расходы, так же, как и с банковского счета, только там, где это нужно и моментально. Не применяя доступ к расчетному счету. По корпоративной карте можно снять и внести наличные, это выручит, когда деньги на расчетном счете закончились, а срочно нужно оплатить что-то с него.
В рамках деятельности, можно расплачиваться ей через интернет-переводы, например, за рекламу в Яндексе. С помощью корпкарты можно оплатить любой представительский, командировочный расход, оплатить купленную канцелярию в магазине, сотовую связь и т.п.
Главное для налоговой помнить одно золотое правило: сохранять документы по каждой проведенной по корпоративной карте покупке. Вовремя отправлять их бухгалтеру.
Покупки по ней могут быть только в рамках деятельности ИП, именно тогда, бухгалтер сможет сократить налог и принять к учету все расходы по корпкарте.
Какие расходы по корпоративной карте не вызовут вопросов у налоговой?
Целевые расходы в рамках деятельности ИП не вызовут таких вопросов. А вот расходы на покупку автомобильных запчастей, если ИП занимается сантехникой, точно вызовут и, более того, могут навлечь на ИП налоговую проверку. Конечно, если транспорт у ИП на балансе и расходы идут на поддержку деятельности ИП, тогда можно учесть и их. Покупку телефона, сотовую связь, различного рода программное обеспечение можно учесть в расход, который уменьшит налог, только если телефоном вы пользуетесь исключительно в рабочих нуждах, программы вам нужны в работе по ИП.
Скажем, личное приложение для ускорения работы интернета или средства защиты, роутер, усилители, модемы не всегда идут в учет, если работают у в квартире, а не в офисе, нужны в личных целях.
Задача при принятии в учет расходов по корпоративной карте — разделить личные и рабочие расходы. В итоге, не придется объяснять налоговой и банку, почему средства ушли с карты на те или иные цели, соблюдать документальное подтверждение так же обязательно. Нет бумаги — нет расхода в учете.
Еще одна задача этих расходов — это увеличение прибыли. Все что не приносит прибыль прямо или косвенно, сразу убираем из расходов к учету.
ИП может тратить с корпоративной карты деньги и на личные нужды. Законодательство не предусматривает ограничений на этот счёт.
Однако, как к этому отнесётся банк и налоговая инспекция. Налоговая не будет придираться, если личные расходы не учитывать в составе уменьшающих налог. Банки не особо это одобряют, главное выдержать рамки в части сумм расходов. Особенно это касается снятия наличных денежных средств. Если вы только снимаете деньги с корпоративной карты на личные нужды и больше ничего не оплачиваете с неё, то банк заблокирует карту по 115-ФЗ.
Если ИП на патенте или УСН-6%, то для налоговой не имеет значения, куда идут расходы с корпоративной карты. ИП на ОСНО и УСН-15% может учесть расход в целях деятельности в отчете, если подтвердит их документами. Налоговая не откажет в уменьшении налога, главное отчитаться вовремя.
Как отразить в учете расходы по корпоративной карте?
Расход произведён и будет отражен в банковской выписке, как выдача средств в подотчет. Для бухгалтерии не секрет, что выдачи в подотчет необходимо закрыть документами на расходы до копейки авансовым отчетом. А что на практике? Обычно при формировании авансового отчета либо не хватает документов, либо они оформлены не должным образом. И вопросы следуют обратно к ИП. Вам нужно учитывать:
- Документы, подтверждающие расход — это: товарные чеки, накладные, кассовые чеки, акты выполненных работ/услуг, договоры, кассовые ордеры, бланки строгой отчётности.
- Все они должны иметь порядковый номер, реквизиты получателя средств, дату, печать и подпись организации их выдавшего, если предполагается их наличие.
- Все они должны быть предоставлены бухгалтеру сразу после совершения расхода, а не «ездить в багажнике» 2 месяца, такое часто бывает.
- Все они должны быть корректно и своевременно отражены в учете, соответствующими бухгалтерскими проводками и предоставлены в налоговую в отчетности.
Например, в авансовом отчете нельзя принять еще и НДС к вычету для ИП на ОСНО, даже если документы с НДС.
Как избежать блокировки корпоративной карты?
Причин блокировки может быть несколько: у банков сейчас целая система финмониторинга, которая определяет сомнительные операции по счету. Как только есть хоть одна причина, счета блокируются. И вот их краткий список:
- Частое снятие наличных большими суммами.
- Превышение лимита по снятию налички.
- Отсутствие необходимости таких снятий.
- Отсутствие обоснованности расходов по корпоративной карте.
- Отсутствие безналичных платежей по счету.
- Расходование денежных средств только на личные цели без использования их в деятельности ИП.
- Расходы в магазинах только на личные цели.
- Частые покупки у одного контрагента, не имеющего отношения к деятельности ИП.
- Сомнительные контрагенты по переводам с корпоративной карты.
- Переводы физическим лицам с корпоративной карты, без документального и целевого обоснования.
На самом деле, для блокировки гораздо больше критериев у банка и самое интересное, что все они выходят автоматически при просмотре банковской выписки, а также ставят красную отметку на такого рода операции. Репутация ИП и рейтинг надёжности падает, и банковская программа выдает блок.
Вы опасный для них клиент. Чтобы определить вас в этот список, сотрудникам банка практически и делать ничего не нужно, у них на руках уже есть результат. Все что банки могут — это запросить документы по расходам для проверки. Нередко, предоставив документы, вы пройдете проверку и счёт на усмотрение банка могут разблокировать.
А личная карта — она зачем?
Нередко при открытии счета ИП банк сразу выдает минимум 3 карты, одна из которых личная карта физического лица, как правило, она только именная карта. Эта карта как раз по правилам банка позволяет осуществлять личные платежи, которые не связаны с деятельностью ИП: квартплату, домашний интернет, коммуналку, например.
Осуществлять переводы другим физическим лицам без риска блокировки и пояснения перед налоговой, все эти расходы не пойдут ни в один отчёт по ИП для налоговой. Они не уменьшают налоги. Но как раз эта карта и даёт право личных платежей без ограничений и опасений перед банком. По ней тоже есть, скорее всего, свои лимиты, которые банк при выдаче должен озвучить. Плюс ее обслуживание не бесплатное и она сама несет дополнительный расход в виде комиссии банку. Но она дает много преимуществ, в том числе популярные сейчас «кэшбэк» в магазинах партнёрах. По снятию наличных тоже лимит свой, но соблюдая его, вы всегда снимайте наличные без проблем на личные нужды, при этом никаких документов и отчетов по ней не нужно.
Личную карту налоговая не проверяет?
Последнее время участились случаи проверки доходов по картам физических лиц со стороны налоговой. Если на карту приходит заработная плата и ИП вовремя платит страховые взносы за себя раз в квартал, то можно не беспокоится, проверять вряд ли будут. А вот если продали квартиру, и пришла большая сумма дохода на карту, скажем, 600 тысяч рублей. Тут налоговая интересуется, может запросить документ обоснование этого дохода.
Будьте готовы к тому, что можно проверить доход и расход по любой карте, в том числе и по личной.
Как обращаться с корпоративной и личной картами, чтобы их не заблокировали
- По корпоративной карте старайтесь снимать не более 100000 р. в месяц.
- Кроме снятия, активно платите с неё переводами.
- Разделите расход: расход по корпоративной карте должен быть только на деятельность ИП, личные нужды оплатите с карты физического лица.
- Переводы физическим лицам делайте только с личной карты.
- Оплачивайте с личной карты покупки в магазинах продуктов и других магазинах партнерах, там ждёт приятный бонус по «кэш-бэку».
- Не делайте переводы больших сумм денег на личную карту.
- Четко соблюдайте лимиты банка по снятию наличных денежных средств и переводам на счета физических лиц.
- Едете в командировку — платите корпоративной картой, идете за продуктами — личной.
- Корпоративная карта — это подотчет и расход, который может уменьшить налог. Сохраните все документы по ее операциям.
- Ограничьте суммы по переводам в личном кабинете банка самостоятельно в пределах 5000-15000.
- Следите за всеми операциями ежемесячно и вопросов к вашему ИП не будет.
Источник
